¿Cómo se clasifican los tipos documentales?

¿Cómo se clasifican los tipos documentales?

Clasificación de documentos Ai

Uno de los principales problemas a los que se enfrentan las empresas e instituciones hoy en día es el de la sobrecarga de información. Separar los documentos útiles de los que no son de interés supone un reto para el ingenio y los recursos tanto de las personas como de las organizaciones.

Una forma de cribar numerosos documentos es utilizar motores de búsqueda por palabras clave. Sin embargo, las búsquedas por palabras clave tienen limitaciones. Uno de los principales inconvenientes es que las búsquedas por palabras clave no discriminan por contexto. En muchos idiomas, una palabra o frase puede tener múltiples significados, por lo que una búsqueda puede dar como resultado muchas coincidencias que no corresponden al tema deseado. Por ejemplo, una consulta sobre la frase river bank podría devolver documentos sobre el Hudson River Bank & Trust Company, porque la palabra bank tiene dos significados.

Creamos las tablas para almacenar los datos. La tabla news_table almacena los documentos a clasificar. La tabla news_categories almacena las categorías y las reglas que definen nuestras categorías. La tabla news_id_cat almacena los identificadores de los documentos y sus categorías asociadas después de la clasificación.

¿Cómo se clasifican los documentos?

La clasificación de documentos tiene dos métodos diferentes: la clasificación manual y la automática. En la clasificación manual de documentos, los usuarios interpretan el significado del texto, identifican las relaciones entre los conceptos y categorizan los documentos.

¿Cuáles son los tres tipos de clasificación de documentos?

Minería de conceptos. Clasificador basado en conjuntos rugosos. Clasificador basado en conjuntos blandos.

¿Cuáles son las cuatro clasificaciones de los documentos?

Normalmente, hay cuatro clasificaciones para los datos: públicos, sólo internos, confidenciales y restringidos.

Comentarios

La clasificación o categorización de documentos es un problema de la biblioteconomía, la ciencia de la información y la informática. La tarea consiste en asignar un documento a una o más clases o categorías. Esto puede hacerse de forma “manual” (o “intelectual”) o algorítmica. La clasificación intelectual de los documentos ha sido mayoritariamente competencia de la biblioteconomía, mientras que la clasificación algorítmica de los documentos corresponde principalmente a la ciencia de la información y la informática. Sin embargo, los problemas se solapan y, por tanto, existe una investigación interdisciplinar sobre la clasificación de documentos.

Los documentos pueden clasificarse según su temática o según otros atributos (como el tipo de documento, el autor, el año de impresión, etc.). En el resto de este artículo sólo se considera la clasificación por materias. Existen dos filosofías principales de clasificación temática de documentos: el enfoque basado en el contenido y el enfoque basado en la solicitud.

La clasificación basada en el contenido es una clasificación en la que el peso dado a determinados temas en un documento determina la clase a la que se asigna el documento. Es, por ejemplo, una regla común para la clasificación en las bibliotecas, que al menos el 20% del contenido de un libro debe ser sobre la clase a la que se asigna el libro[1] En la clasificación automática podría ser el número de veces que aparecen determinadas palabras en un documento.

Ejemplo de clasificación de textos

Vivimos en un mundo digital, en el que las empresas y organizaciones crecen rápidamente con la tecnología. Las organizaciones procesan grandes cantidades de datos, especialmente en lo que respecta a la clasificación de datos o documentos, sin siquiera darse cuenta de ello. Por ello, muchas organizaciones recurren a diferentes formas de recopilar, clasificar y almacenar datos para realizar análisis posteriores; por ejemplo, software de escaneo e indexación. Sin embargo, es altamente imposible que los agentes humanos puedan gestionar volúmenes tan grandes de datos o documentos. Aquí es donde entra en escena la clasificación automática de documentos. No sólo nos ayuda a guardar la información, sino que también nos ayuda a encontrar estos documentos siempre que sea necesario. Además, conoceremos algunas técnicas de clasificación de documentos y hablaremos de escenarios de la vida real. A continuación, la tabla de contenidos.Tabla de contenidos

Clasificación de los documentos

Los responsables de la conformidad y los gestores de seguridad tienen que rastrear, organizar y gestionar un gran volumen de muchos tipos diferentes de documentos relacionados con las iniciativas de conformidad y seguridad. Esto es necesario principalmente para superar con éxito las auditorías reglamentarias, y para reducir el riesgo de responsabilidad por falta de documentación en caso de litigio debido a un accidente o incidente relacionado con la salud en el que se cuestione el cumplimiento.

Los documentos se almacenan asociándolos a registros individuales que se introducen como componentes de los programas de cumplimiento o de seguridad. Al asignar a estos documentos una categoría y un tipo, puede hacer un seguimiento del tipo de documento que se está cargando para recuperarlo fácil y rápidamente en el futuro. Tener los documentos clasificados por su categoría y tipo le permite localizar los documentos asociados a un solo registro mediante la búsqueda en estos criterios de documentos. También le permite restringir una lista de selección de carpetas de documentos para mostrar sólo las carpetas que tengan documentos de la categoría y el tipo que usted introduzca en la consola de filtrado.

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