¿Cuál es el tiempo de vida de los archivos en una oficina?

¿Cuál es el tiempo de vida de los archivos en una oficina?

Identificar el sistema de registro dentro del departamento

Las tres etapas del ciclo de vida de los documentos de archivo están interrelacionadas. Por lo tanto, un organismo debe coordinar sus programas para gestionar la creación, el mantenimiento y el uso de los documentos de archivo, así como su eliminación, de modo que cada programa apoye a los demás.

En el uso federal, los registros se denominan, dependiendo de la etapa que hayan alcanzado en su ciclo de vida, como “actuales”, “semicurrentes” o “no actuales”. Estos términos no se refieren a la fecha o a la antigüedad de los documentos, sino a su uso en el trabajo diario actual de la oficina.

En contraste con la disposición, la “eliminación” en el uso federal se refiere sólo a las acciones finales tomadas con respecto a los registros temporales después de que sus períodos de retención expiren. Normalmente significa la destrucción del contenido del documento, por ejemplo, mediante el reciclaje o la quema del soporte del documento. El término también se utiliza ocasionalmente para referirse a la transferencia de los documentos de archivo temporales desde el control federal mediante su donación a una persona u organización elegible después de recibir la aprobación de NARA.

¿Cuánto tiempo deben conservarse los registros?

La regla general

La mayoría de los abogados, contables y servicios de contabilidad recomiendan conservar los documentos originales durante al menos siete años. Como regla general, siete años es tiempo suficiente para defenderse de auditorías fiscales, demandas y posibles reclamaciones.

¿Cuál es el ciclo de vida de la gestión de archivos?

Según el concepto de ciclo de vida, los documentos de archivo pasan por tres etapas básicas: creación (o recepción), mantenimiento y uso, y. eliminación.

¿Qué determina la vida útil de un disco?

La vida útil de un expediente viene determinada por el tiempo que debe conservarse para cumplir con los fines legales, administrativos, fiscales e históricos. Una vez determinado, un documento de archivo debe ser gestionado a lo largo de su vida útil. El tiempo que debe conservarse un documento de archivo es su retención legal.

¿Cuál es el objetivo de la gestión de registros?

Es un registro necesario para llevar a cabo las operaciones actuales o los asuntos empresariales en curso. Se consulta con frecuencia y debe estar convenientemente disponible para su consulta inmediata, ya sea manualmente o a través de un sistema informático.

Documentos creados o recibidos y acumulados por una persona u organización en el curso de la conducción de los asuntos y conservados debido a su valor continuo; el edificio o parte del edificio en el que se conservan los archivos y se ponen a disposición para su consulta, y/o la agencia o el programa responsable de seleccionar, adquirir, conservar y poner a disposición los archivos.

Esfuerzos para establecer que un documento de archivo es lo que pretende ser y no ha sido manipulado o corrompido de otro modo desde su creación; es decir, su fiabilidad puede demostrarse a través de las distintas fases de su ciclo de vida.

Formulario utilizado para documentar la destrucción de determinadas series de documentos de archivo según el calendario de conservación de documentos. Suele incluir el título de la serie de documentos, las fechas cubiertas por la serie, la organización/unidad propietaria de la serie de documentos, el volumen o número de cajas destruidas, el nombre del autor de la destrucción, el método de destrucción y la fecha de destrucción.

ملاحظات

Mientras los expedientes estén activos dentro de su oficina, deben archivarse adecuadamente utilizando el plan de clasificación de expedientes y mantenerse día a día hasta que se cierre el expediente. Todos los expedientes deben gestionarse juntos utilizando el mismo plan de archivos, independientemente del formato (papel, electrónico, otros medios).

Aunque la terminología de los expedientes en papel y en formato electrónico puede ser diferente, deben gestionarse de la misma manera. En el formato papel, los documentos se almacenan en carpetas de archivos; en los formatos electrónicos, los documentos individuales se denominan expedientes y se agrupan en carpetas electrónicas.

Hay tres tipos de sistemas de archivo de uso común: archivos en papel, unidades compartidas y sistemas de software personalizados. No siempre se excluyen mutuamente, ya que las oficinas suelen conservar algunos registros en papel, por ejemplo, mientras gestionan otros documentos íntegramente en unidades compartidas. Cada sistema tiene sus ventajas e inconvenientes.

Los sistemas de archivo en papel se han utilizado tradicionalmente en los entornos de oficina y se siguen utilizando en aquellos entornos en los que las oficinas reciben muchos documentos en papel o en los que se debe conservar el formato original para garantizar la integridad del documento (por ejemplo, cuando se requiere una firma). Sin embargo, la razón de ser de la gestión de los sistemas de papel está disminuyendo a medida que se crean más registros de forma digital, se realizan transacciones en línea y se modifican las leyes sobre pruebas. Además, los sistemas de archivo en papel no ofrecen el mismo nivel de capacidad de búsqueda que los sistemas electrónicos.

Ciclo de vida del disco

Muchas empresas no están seguras de cuánto tiempo deben guardarse los registros en la era sin papel. El mantenimiento de registros es una actividad empresarial aburrida, pero importante, y si se toman decisiones equivocadas, se corre el riesgo de sufrir litigios, problemas de planificación de la sucesión y la ira del fisco. Entender cuánto tiempo debe conservar los registros de la empresa le ayudará a evitar estos problemas.

El Servicio de Impuestos Internos ha establecido algunas normas básicas de conservación de documentos fiscales. Fuera del ámbito fiscal, hay muy poca orientación sobre el tiempo que se debe conservar la documentación empresarial. La mayoría de los abogados, contables y servicios de contabilidad recomiendan conservar los documentos originales durante al menos siete años. Como regla general, siete años es tiempo suficiente para defenderse de auditorías fiscales, demandas y posibles reclamaciones.

Estos periodos no se ofrecen como una autoridad definitiva, sino como una guía. Su contador público, su servicio de contabilidad externa o su abogado fiscal pueden recomendar un enfoque diferente en función de las normas de su sector y de las necesidades específicas de su empresa.

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