¿Cuál es la importancia de la eliminacion de documentos?

¿Cuál es la importancia de la eliminacion de documentos?

El problema del plástico – Un documental de PBS NewsHour

No hay empresa que no tenga algún tipo de documentación confidencial que deba ser protegida. El riesgo de que se pierda cualquier información sensible, ya sea por desgracia o por una actividad delictiva, es extremadamente alto. Las organizaciones que tienen muchos documentos y archivos en papel corren un riesgo mayor.

Los documentos confidenciales son cualquier documentación que contenga información personal sobre un individuo, cliente o consumidor. Los datos personales son información sobre un individuo que puede utilizarse para identificarlo.

Es vital que todos los miembros de una empresa entiendan qué es sensible y qué no lo es. Los documentos confidenciales pueden ser cualquier cosa, desde los registros financieros de la empresa, los datos de los empleados, las direcciones de los domicilios, el nombre, los números de las tarjetas de crédito, etc. La importancia de la eliminación segura de documentos

De acuerdo con la legislación del GDPR, si tienes información sensible sobre cualquier persona, esta tiene derecho a solicitar que elimines completamente estos datos y que ya no tengas ninguna información sobre ella. Esto requiere una eliminación segura de los documentos para garantizar que los datos se destruyan por completo y no puedan reconstruirse. Se recomienda una política de “destrucción de todo”, ya que es la más fácil de seguir para cualquier documento no deseado. Es importante eliminar los documentos de forma segura para evitar el robo de identidad y de información confidencial sobre la empresa. Aunque muchas empresas almacenan ahora los datos electrónicamente, la idea de una oficina completamente sin papel es poco realista. Por lo tanto, es esencial que los documentos que ya no se necesitan se destruyan, mientras que los que todavía están en su posesión se guardan en un lugar seguro.

¿Por qué destruimos los documentos sensibles?

Ayuda a prevenir el fraude de identidad

Cualquier documento con datos personales puede ser utilizado por alguien para robar una identidad. Si no destruyes tus documentos antes de tirarlos, los ladrones de identidad pueden utilizar esos datos para registrar cosas como tarjetas de crédito o pasaportes bajo una persona robada.

¿Cuál es la importancia de la trituración en una empresa?

Robo de identidad – La destrucción de archivos y documentos ayuda a proteger a sus clientes, pacientes y empleados del robo de identidad. Los ladrones han sido sorprendidos rebuscando en la basura de las empresas para encontrar números de la Seguridad Social y material relacionado para realizar estafas.

¿Para qué sirve la trituración?

Los sistemas de trituración se utilizan para reducir el tamaño de un determinado material. Aunque la mayoría de los diccionarios en línea definen la trituradora como “un dispositivo utilizado para destruir documentos como medida de seguridad para evitar el robo de identidad”, las trituradoras pueden ser de muchos tipos en función del material que se procese.

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Contratar a una empresa de destrucción de documentos es la mejor manera de proteger todos sus documentos confidenciales que están para ser desechados para que no caigan en las manos equivocadas. Aunque ya sean basura, siguen conteniendo información que hay que conservar y que es propensa a casos de robo de identidad. Como responsable de estos datos, debe asegurar el servicio de destrucción de documentos para asegurarse de que el descarte se hará de la manera adecuada.

Es responsabilidad de su empresa asegurar todos los documentos entrantes y salientes. Como ciudadano preocupado, también debe tener en cuenta las cuestiones medioambientales al depositar la basura de sus empresas. Otra razón que debe tener en cuenta es el coste que puede ahorrar con la compra de la máquina de trituración. Hay máquinas de trituración disponibles en el mercado, pero si usted tiene menos presupuesto, entonces la empresa de destrucción es su única opción. Además de los costes de material, también puede ahorrar tiempo al no tener que hacer el trabajo o asignar a otro empleado para que destruya.

A la hora de elegir la empresa de destrucción de documentos, hay muchas cosas que debe tener en cuenta, pero la más importante es su interés por los documentos que les ha confiado. La empresa debe realizar una trituración de seguridad, con la intención de proteger los documentos, productos y otros materiales importantes de los clientes. Realice una comprobación de antecedentes para ver su proceso de trituración de los documentos que les ha enviado, el grado de seguridad de los documentos así como de las instalaciones del edificio. También deben proporcionarle un certificado de que todos los documentos han sido triturados antes de ser desechados.

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Aunque las empresas intenten pasar a un lugar de trabajo sin papel, lo cierto es que la mayoría de las oficinas producen una cantidad sorprendentemente grande de documentos en papel. La mayoría de las veces, estos documentos contienen información confidencial, y la responsabilidad de mantener esa confidencialidad recae en la empresa.

Por eso es importante contratar los servicios de un proveedor de destrucción de documentos y datos. Si ha pospuesto la búsqueda de una empresa de confianza que se encargue de la destrucción de sus documentos, he aquí algunas razones por las que debería reconsiderar su enfoque:

Muchas oficinas de ciudades de Dakota del Norte y del Sur tienen acceso a grandes cantidades de espacio de almacenamiento, quizás en forma de almacén o sótano. La mayoría de las veces, tener suficiente espacio para los documentos no es un problema.

Aunque es necesario conservar ciertos documentos durante un tiempo determinado, a menudo le conviene destruirlos una vez que haya pasado ese tiempo. El problema es la seguridad. Dado que estos documentos suelen contener información sensible, destruirlos a tiempo garantiza que no acaben olvidados o en manos equivocadas.

Comentarios

Cuando el GDPR entró en vigor en 2018, trajo consigo algunas sanciones significativas para aquellas empresas que no protejan los datos a través de salvaguardias clave, como la trituración de papel confidencial. Las nuevas multas -hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación- podrían ser especialmente difíciles de manejar para cualquier empresa si no se cumplen los requisitos de la normativa. El RGPD pone la responsabilidad de la eliminación segura de los datos en la puerta de las empresas que los generan y procesan, por lo que no hay nada que hacer si su organización no ha implementado la destrucción de papel confidencial y otras protecciones clave.

La información es poder, como dice el refrán. Las empresas de hoy en día generan grandes volúmenes de datos y muchos de ellos acaban en documentos de papel. No eliminarlos de forma segura puede dejar información sensible y confidencial -desde las nóminas hasta los diseños de prototipos- al alcance de cualquiera que quiera acceder a ellos. Puede tratarse de un delincuente que quiera utilizarlos para robar su identidad o de un empleado descontento que quiera vengarse.

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