¿Cuáles son los sistemas electrónicos de gestión documental?

¿Cuáles son los sistemas electrónicos de gestión documental?

¿Qué es exactamente un sistema de gestión documental? (DMS)

¿Qué es un EDMS? | Sistema de Gestión de Documentos ElectrónicosUn EDMS, o sistema de gestión de documentos electrónicos, es un software robusto diseñado para centralizar los documentos y planos de ingeniería relevantes de una organización, sustituyendo así los sistemas anticuados, dispares o manuales. ¿El objetivo? Proporcionar una fuente única y coherente de la verdad que pueda agilizar la colaboración, facilitar el cumplimiento, simplificar el control de las versiones de los documentos y, en última instancia, conducir a una mayor eficiencia y retorno de la inversión.

Las empresas y organizaciones descubren que un EDMS bien diseñado y correctamente implementado puede ayudar a sus usuarios a abordar algunas de las tareas más redundantes, mundanas y propensas a errores de las operaciones diarias. Gracias a las sólidas funciones de un sistema de gestión de documentos, los empleados trabajan de forma más rápida y eficiente, sobre todo cuando les da la posibilidad de hacerlo:

Y no se equivoque: un EDMS es más que un archivador digital. Es un organizador, distribuidor e integrador de documentos que simplificará los procesos y permitirá a su equipo utilizar sus datos en lugar de simplemente rebuscar en ellos.

¿Qué son los sistemas de gestión electrónica?

Un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) es un paquete de software diseñado para gestionar la información y los registros electrónicos dentro del flujo de trabajo de una organización. Utilizando varias tecnologías, un EDMS permite al usuario gestionar la creación, el almacenamiento y el control de los registros.

¿Cuál es un ejemplo de sistema de gestión de documentos?

Sistema de gestión de documentos más utilizado:

Los lectores de PDF son el mejor ejemplo de un sistema de gestión de documentos a través del cual se puede acceder al archivo PDF sin conexión y almacenarlo para verlo e incluso imprimirlo y publicarlo en cualquier momento y en cualquier lugar.

¿Cuáles son los ejemplos de documento electrónico?

Algunos ejemplos de documentos electrónicos son los correos electrónicos, los recibos de compra digitales y las imágenes digitales.

¿Qué es la gestión de documentos?

La gestión manual de documentos es un proceso administrativo que consume mucho tiempo y sería mucho mejor liberar recursos internos y el costoso tiempo del personal. En su lugar, podrá reasignarlo a tareas más importantes y productivas que le ayudarán a fortalecer y desarrollar su negocio.

También hay costes asociados al almacenamiento físico, sobre todo porque una empresa de rápido crecimiento generará una plétora de archivos. El cambio al almacenamiento digital le permitirá gestionar de forma rentable las necesidades de expansión.

Por último, un EDMS es la forma más segura de almacenar documentos y archivos. En los últimos años se han producido varias filtraciones de datos de gran repercusión, y su empresa necesita proteger la información financiera sensible y los datos de los clientes de confianza con un sistema seguro.

No es de extrañar que la seguridad y la accesibilidad sean dos de los elementos más importantes en un sistema de almacenamiento de documentos. Pero mientras que muchas empresas recurren al almacenamiento digital de documentos en servidores internos para conseguir ambas cosas, el sistema de gestión documental en la nube…

En su forma más básica, la gestión de documentos consiste en almacenar de forma segura archivos y carpetas para que puedan ser fácilmente rastreados y recuperados cuando se necesiten. Las soluciones modernas de gestión documental ofrecen mucho más con la ventaja de la tecnología digital, pero la forma en que se organizan los archivos y carpetas…

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Los documentos empresariales, como en nuestra vida diaria, apoyan todo el trabajo realizado. Los documentos son recursos de Know-How corporativo producidos por las instituciones / empresas mientras realizan sus actividades. Se utilizan una y otra vez en actividades similares.

Los sistemas de gestión de documentos se encuentran entre las necesidades indispensables de muchas empresas de todos los tamaños. Especialmente en las empresas que realizan operaciones grandes y globales, mantener los documentos en un ordenador local y compartirlos por correo electrónico puede ser poco saludable, causar errores y brechas de seguridad. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos son soluciones empresariales que han surgido precisamente para solucionar estos problemas y riesgos.

Según un estudio de Gartner, entre el 80% y el 95% de los datos actuales de las empresas se conservan en papel y en ordenadores locales. De nuevo, según otra investigación de Gartner, una media del 25% de los documentos se guardan en el lugar equivocado del sistema y los empleados dedican el 60% de su tiempo a buscar estos documentos. La investigación revela que este método de trabajo incorrecto refleja un 15% de los ingresos de la empresa como coste negativo.

Gestión electrónica de documentos

Un sistema de gestión de documentos (DMS) es un sistema utilizado para recibir, seguir, gestionar y almacenar documentos y reducir el papel. La mayoría son capaces de mantener un registro de las distintas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios (seguimiento del historial). En el caso de la gestión de documentos digitales, estos sistemas se basan en programas informáticos. El término se solapa con los conceptos de sistemas de gestión de contenidos. A menudo se considera un componente de los sistemas de gestión de contenidos empresariales (ECM) y se relaciona con la gestión de activos digitales, la creación de imágenes de documentos, los sistemas de flujo de trabajo y los sistemas de gestión de registros.

A partir de los años 80, varios proveedores empezaron a desarrollar sistemas de software para gestionar documentos en papel. Estos sistemas se ocupaban de los documentos en papel, que incluían no sólo documentos impresos y publicados, sino también fotografías, impresiones, etc.

Más tarde, los desarrolladores empezaron a escribir un segundo tipo de sistema que podía gestionar los documentos electrónicos, es decir, todos aquellos documentos, o archivos, creados en ordenadores, y a menudo almacenados en los sistemas de archivos locales de los usuarios. Los primeros sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDM) gestionaban tipos de archivos propios o un número limitado de formatos de archivo. Muchos de estos sistemas se denominaron posteriormente sistemas de imágenes de documentos, ya que se centraban en la captura, el almacenamiento, la indexación y la recuperación de formatos de archivos de imagen. Los sistemas de GED evolucionaron hasta un punto en el que los sistemas podían gestionar cualquier tipo de formato de archivo que pudiera almacenarse en la red. Las aplicaciones crecieron hasta abarcar documentos electrónicos, herramientas de colaboración, seguridad, flujo de trabajo y capacidades de auditoría.

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