¿Cuáles son los software de gestión documental más utilizados?

¿Cuáles son los software de gestión documental más utilizados?

Opendocman

Un sistema de gestión de documentos (DMS) es un sistema utilizado para recibir, seguir, gestionar y almacenar documentos y reducir el papel. La mayoría son capaces de mantener un registro de las distintas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios (seguimiento del historial). En el caso de la gestión de documentos digitales, estos sistemas se basan en programas informáticos. El término se solapa con los conceptos de sistemas de gestión de contenidos. A menudo se considera un componente de los sistemas de gestión de contenidos empresariales (ECM) y se relaciona con la gestión de activos digitales, la creación de imágenes de documentos, los sistemas de flujo de trabajo y los sistemas de gestión de registros.

A partir de los años 80, varios proveedores empezaron a desarrollar sistemas de software para gestionar documentos en papel. Estos sistemas se ocupaban de los documentos en papel, que incluían no sólo documentos impresos y publicados, sino también fotografías, impresiones, etc.

Más tarde, los desarrolladores empezaron a escribir un segundo tipo de sistema que podía gestionar los documentos electrónicos, es decir, todos aquellos documentos, o archivos, creados en ordenadores, y a menudo almacenados en los sistemas de archivos locales de los usuarios. Los primeros sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDM) gestionaban tipos de archivos propios o un número limitado de formatos de archivo. Muchos de estos sistemas se denominaron posteriormente sistemas de imágenes de documentos, ya que se centraban en la captura, el almacenamiento, la indexación y la recuperación de formatos de archivos de imagen. Los sistemas de GED evolucionaron hasta un punto en el que los sistemas podían gestionar cualquier tipo de formato de archivo que pudiera almacenarse en la red. Las aplicaciones crecieron hasta abarcar documentos electrónicos, herramientas de colaboración, seguridad, flujo de trabajo y capacidades de auditoría.

¿Qué software se utiliza para el control de documentos?

Document Locator es un software integrado en Windows que automatiza los procedimientos de control de documentos para cumplir con reglamentos y normas como ISO, FDA, etc. Los documentos de calidad, los CAPA, los SOP, los informes de no conformidad, los archivos de formación y las instrucciones de trabajo se gestionan con eficacia y precisión.

¿Cuál es un ejemplo de sistema de gestión de documentos?

Sistema de gestión de documentos más utilizado:

Los lectores de PDF son el mejor ejemplo de un sistema de gestión de documentos a través del cual se puede acceder al archivo PDF sin conexión y almacenarlo para verlo e incluso imprimirlo y publicarlo en cualquier momento y en cualquier lugar.

¿Es SharePoint un sistema de gestión de documentos?

Sí, SharePoint es el sistema de gestión documental (DMS) de Microsoft en Office 365.

Software de gestión de archivos

“No sé dónde encontrarlo”, “¿Puede enviarme ese archivo de nuevo?”, “Tendrá que revisar todo el archivador”, ¿escucha a menudo estas palabras en su lugar de trabajo? Si es así, necesita un software de gestión documental (DMS). Las herramientas de software de gestión documental ayudan a eliminar el caos en el lugar de trabajo, agilizar los flujos de trabajo, aumentar la productividad y ayudar a las empresas que dependen del papel a transformar digitalmente su proceso de gestión de documentos.  Pero el software de gestión documental no es sólo un bien que hay que tener. Desde la mejora de la seguridad y el cumplimiento de las normativas, hasta hacer realidad la verdadera colaboración y la gestión del conocimiento en la era del lugar de trabajo híbrido, los gestores de documentos son un requisito esencial para las empresas que quieren prosperar en la era digital.

El software de gestión de documentos ayuda a los usuarios a crear, gestionar, almacenar, rastrear y entregar documentos electrónicos y versiones digitales de documentos en papel. Aunque esta es una función estándar en cualquier DMS, las mejores soluciones también ofrecen una variedad de características para ayudar a acelerar el rendimiento del negocio. El término se utiliza a menudo indistintamente con un sistema de gestión de documentos, también abreviado como DMS.  A continuación, puede ver un ejemplo del panel de control de un DMS de SharePoint y cómo aparecería para un equipo de ventas:

Mejor sistema de gestión de documentos de código abierto

Los sistemas de gestión de documentos (DMS) son programas de software que gestionan la creación, el almacenamiento y el control de los documentos de forma electrónica. En un principio, los sistemas de gestión de documentos se centraban en la gestión de documentos digitalizados mediante el uso de palabras clave para su recuperación. Sin embargo, el esfuerzo comparado con el almacenamiento normal de documentos en una unidad de red era considerablemente mayor. Las razones para ello eran los elevados costes del personal especialmente formado y de la infraestructura informática necesaria, así como la enorme cantidad de tiempo que se dedicaba a la búsqueda de palabras clave.

Hoy en día, los sistemas de gestión de documentos digitales ofrecen muchas más funciones y ventajas que la simple gestión de documentos con fines de archivo, y ya no se limitan a la gestión de documentos digitalizados, sino que se ocupan de todo tipo de documentos digitales y electrónicos. El esfuerzo para almacenarlos en un DMS central se reduce considerablemente gracias a un gran número de opciones de importación (en parte automatizadas). Gracias al reconocimiento de texto OCR, ya no es necesario introducir manualmente las palabras clave de los documentos: el software DMS puede buscar el contenido de los documentos en cuestión de segundos.

Sistema de gestión de documentos de código abierto

En algún momento de la década de 1990, los sistemas de archivo electrónico y de gestión de documentos (software DMS) empezaron a cobrar impulso en los departamentos comerciales. La ventaja de estos últimos frente a las simples soluciones de archivo radica en sus funciones adicionales de check-in/check-out y en sus capacidades de versionado, lo que significa que también garantizan el tratamiento adecuado de los documentos actuales. Junto a DMS, el término gestión de contenidos empresariales (ECM) también se utiliza hoy en día con frecuencia. A pesar de las diferencias en sus definiciones teóricas, la mayoría de los proveedores de estos tipos de sistemas utilizan los dos términos como sinónimos. En general, hoy en día se entiende por ECM/DMS el conjunto de tecnologías y métodos utilizados para capturar, gestionar/procesar, entregar, almacenar y archivar información para apoyar los procesos de negocio en toda la empresa.

En las industrias centradas en el producto, la cuestión de la gestión de documentos plantea un reto que debe ser gestionado por todos los departamentos y disciplinas. Hoy en día, los productos y servicios técnicos deben desarrollarse con plazos cada vez más ajustados. En muchos casos, esto hace que los departamentos de desarrollo, producción y ventas trabajen en el mismo producto sin basar sus esfuerzos en la misma información. La gestión de documentos está directamente ligada a los flujos de trabajo y al control de los documentos relacionados. Sus entornos de trabajo basados en proyectos imponen requisitos específicos a los sistemas de gestión de documentos. Los documentos de las distintas disciplinas y departamentos deben reunirse y mantenerse completos y actualizados en todo momento.

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