¿Qué debe tener un gestor documental?

¿Qué debe tener un gestor documental?

Responsabilidades del director de control

Las aerolíneas deben funcionar de forma eficiente y segura, y la mejor manera de hacerlo es asegurarse de que se dispone de los mejores sistemas y procesos que ayuden a utilizar eficazmente el tiempo de los empleados. Sin embargo, si un engranaje está “fuera de lugar”, todo el sistema puede detenerse, afectando a esta utilización.

Un sistema de gestión de documentos adecuado puede suponer la diferencia entre un funcionamiento fluido, en el que todos los empleados tienen acceso a la información adecuada en el momento oportuno, o una operación detenida en la que los empleados se quedan esperando esa información porque su sistema de gestión de documentos no ha sido capaz de proporcionarla. En el sector de la aviación, la entrega de una nueva plataforma puede tener efectos de gran alcance en la gestión de documentos, como hemos visto con las recientes entregas de la flota del A350.

Aunque existen muchos tipos de soluciones, sistemas y servicios, es importante que el que elija no sólo ayude a sus empleados a gestionar eficazmente toda la documentación y los datos importantes, sino que también ayude a ahorrar tiempo a su organización y a aumentar la eficiencia en general (y el dinero).

¿Qué hace un gestor documental?

Los gestores de documentos son responsables de las operaciones generales del departamento de documentación de una organización. Sus funciones incluyen la dirección de proyectos de documentación, el desarrollo de herramientas y métodos de documentación estandarizados, la edición de proyectos y la autorización de aprobaciones finales.

¿Qué son las competencias de gestión de documentos?

Habilidades. Comprensión de lectura – Comprender frases y párrafos escritos en documentos relacionados con el trabajo. Escuchar activamente – Prestar toda la atención a lo que dicen los demás, tomarse el tiempo necesario para entender lo que se dice, hacer las preguntas oportunas y no interrumpir en momentos inadecuados.

¿Quién es el responsable de la gestión de documentos?

Una gestión eficaz de los documentos requiere cierta planificación y previsión para comprender los retos relacionados con dos cosas: la organización y el acceso. Para muchas organizaciones de cierto tamaño, la persona que es la principal responsable de la gestión de documentos tiene un título que realmente tiene sentido, Administrador de Registros.

Descripción del trabajo de gestor de documentos

El Gestor de Documentos proporciona una plataforma robusta para mantener una amplia variedad de archivos y documentos, por ejemplo, dibujos, hojas de cálculo, archivos de imagen, especificaciones y varios archivos de Microsoft Office. Los archivos pueden almacenarse directamente en el nodo Documentos del proyecto o del shell, u organizarse en carpetas. También se pueden crear accesos directos a los archivos y carpetas más utilizados. El sistema garantiza que todos los miembros de su equipo trabajen siempre con las versiones más actuales y aumenta considerablemente la eficiencia al proporcionar un acceso rápido a todos los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento.

El gestor de documentos está disponible a nivel de proyecto o de estructura para los documentos específicos del proyecto o de la estructura, y a nivel de empresa para los documentos específicos de la empresa o de otros proyectos o estructuras. A nivel de proyecto/shell o de empresa, el Gestor documental está integrado en los procesos de negocio y en el módulo de informes definidos por el usuario. Los archivos cargados en el Gestor de Documentos se almacenan en el servidor de archivos de Primavera Unifier.

El Administrador de Documentos está integrado con los procesos de negocio. Esto significa que se puede iniciar un proceso de negocio directamente desde el Gestor de Documentos y adjuntarle automáticamente archivos y carpetas. Además, si se diseña para ello, cualquier proceso de negocio puede publicar automáticamente registros, junto con sus comentarios y anexos, en el Gestor de Documentos. En efecto, esto produce una pista de auditoría detallada del proceso de negocio. Dependiendo de cómo el administrador haya configurado el proceso de negocio, puede publicarse automáticamente en el Gestor de Documentos en un paso específico de un flujo de trabajo, o siempre que se envíe una notificación por correo electrónico sobre el estado del proceso de negocio, o ambas cosas.

Sueldo de gestor de documentos

La descripción de un buen gestor documental es la de una persona que diseña y controla el comportamiento y el rendimiento de los documentos en las operaciones de su empresa. No importa lo grande o pequeña que sea su empresa, la gestión de documentos es una parte esencial de la misma. Incluso si dirige un servicio de canguro en su casa, debe hacer un seguimiento de los horarios de los niños, del pago de los padres y de los distintos documentos necesarios para obtener la licencia de una guardería a domicilio.

Incluso un negocio de corte de césped puede generar documentos: recibos de pago de clientes satisfechos, reparaciones del cortacésped, gasolina o baterías para el equipo. A nivel de negocio doméstico, el propietario es probablemente también el gestor de los documentos, pero a medida que la empresa crece, también lo hace el “papeleo”. Incluso si se utilizan documentos digitales, es esencial ordenar, etiquetar y crear formas de acceder a la información de forma rápida y sencilla. Incluso con el sistema más ágil y autogestionado, alguien debe solucionarlo y gestionarlo. Esa sería la tarea del administrador de la gestión de documentos.

Conocimientos de gestión de documentos

Escucha activa – Prestar toda la atención a lo que dicen los demás, tomarse el tiempo necesario para comprender los puntos que se exponen, hacer las preguntas oportunas y no interrumpir en momentos inadecuados.

Servicio al cliente y personal – Conocimiento de los principios y procesos para la prestación de servicios al cliente y personal. Esto incluye la evaluación de las necesidades del cliente, el cumplimiento de las normas de calidad de los servicios y la evaluación de la satisfacción del cliente.

Administración y gestión – Conocimiento de los principios empresariales y de gestión relacionados con la planificación estratégica, la asignación de recursos, el modelado de recursos humanos, la técnica de liderazgo, los métodos de producción y la coordinación de personas y recursos.

Oficina – Conocimiento de los procedimientos y sistemas administrativos y de oficina, como el tratamiento de textos, la gestión de archivos y registros, la taquigrafía y la transcripción, el diseño de formularios y otros procedimientos y terminología de oficina.

Comunicaciones y medios de comunicación – Conocimiento de las técnicas y métodos de producción, comunicación y difusión de los medios de comunicación. Esto incluye formas alternativas de informar y entretener a través de medios escritos, orales y visuales.

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