¿Qué empresas se dedican a la gestión documental?

Geri bildirim

La gestión manual de documentos es un proceso administrativo que consume mucho tiempo y sería mucho mejor liberar recursos internos y el costoso tiempo del personal. En su lugar, reasígnelos a tareas más importantes y productivas que ayuden a fortalecer y construir su negocio.

También hay costes asociados al almacenamiento físico, sobre todo porque una empresa de rápido crecimiento generará una plétora de archivos. El cambio al almacenamiento digital le permitirá gestionar de forma rentable las necesidades de expansión.

Por último, un EDMS es la forma más segura de almacenar documentos y archivos. En los últimos años se han producido varias filtraciones de datos de gran repercusión, y su empresa necesita proteger la información financiera sensible y los datos de los clientes de confianza con un sistema seguro.

No es de extrañar que la seguridad y la accesibilidad sean dos de los elementos más importantes en un sistema de almacenamiento de documentos. Pero mientras que muchas empresas recurren al almacenamiento digital de documentos en servidores internos para conseguir ambas cosas, el sistema de gestión documental en la nube…

En su forma más básica, la gestión de documentos consiste en almacenar de forma segura archivos y carpetas para que puedan ser fácilmente rastreados y recuperados cuando se necesiten. Las soluciones modernas de gestión documental ofrecen mucho más con la ventaja de la tecnología digital, pero la forma en que se organizan los archivos y las carpetas…

¿Quién es el responsable de la gestión de documentos?

Un controlador de documentos es un controlador responsable de la preparación y gestión oportuna, precisa y eficiente de los documentos. Controla la numeración, la clasificación, el archivo, el almacenamiento y la recuperación de los documentos, tanto electrónicos como impresos, producidos por equipos técnicos, proyectos o departamentos.

¿En qué consiste la gestión de documentos?

La gestión de documentos implica el uso de un sistema informático y de programas informáticos con el fin de almacenar, organizar, rastrear y manejar la información y los soportes creados electrónicamente.

¿Tiene Google un sistema de gestión de documentos?

Google Drive

Google Drive te permite crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones y mucho más dentro de la aplicación.

Gestión de documentos Grm

El software de gestión documental puede ayudarle a organizar sus documentos digitales y a digitalizar sus registros en papel con facilidad. Como hay tantas opciones en el mercado, hemos investigado docenas de opciones para elegir el mejor software para varios tipos de empresas. Para hacer nuestra selección, hemos tenido en cuenta factores como las opciones de alojamiento, las capacidades de búsqueda y las opciones de escaneado. Si necesita un sistema de gestión de documentos para su pequeña empresa, esta guía le ayudará a elegir el mejor para sus necesidades.

SharePoint ofrece una plataforma flexible y escalable para organizar y gestionar sus documentos y colaborar en su creación y edición. Sin embargo, es un sistema extenso con un poco de curva de aprendizaje, así que espere que su equipo requiera formación y algún tiempo para familiarizarse con el sistema.

Octubre de 2020: Microsoft ha presentado SharePoint Syntex, su primer producto del Proyecto Cortex que utiliza la inteligencia artificial para revisar los datos de su empresa y reunir información que puede ser automatizada en los procesos. Microsoft describe Syntex como una “IA entrenable” que procesa tres tipos principales de contenido: imágenes digitales, formularios estructurados o semiestructurados y documentos no estructurados.

Sistema de gestión de documentos in situ

“No sé dónde encontrarlo”, “¿Puede enviarme ese archivo de nuevo?”, “Tendrá que revisar todo el archivador”, ¿escucha a menudo estas palabras en su lugar de trabajo? Si es así, necesita un software de gestión documental (DMS). Las herramientas de software de gestión documental ayudan a eliminar el caos en el lugar de trabajo, agilizar los flujos de trabajo, aumentar la productividad y ayudar a las empresas que dependen del papel a transformar digitalmente su proceso de gestión de documentos.  Pero el software de gestión documental no es sólo un bien que hay que tener. Desde la mejora de la seguridad y el cumplimiento de las normativas, hasta hacer realidad la verdadera colaboración y la gestión del conocimiento en la era del lugar de trabajo híbrido, los gestores de documentos son un requisito esencial para las empresas que quieren prosperar en la era digital.

El software de gestión de documentos ayuda a los usuarios a crear, gestionar, almacenar, rastrear y entregar documentos electrónicos y versiones digitales de documentos en papel. Si bien esta es una función estándar en cualquier DMS, las mejores soluciones también ofrecen una variedad de características para ayudar a acelerar el rendimiento del negocio. El término se utiliza a menudo indistintamente con un sistema de gestión de documentos, también abreviado como DMS.  A continuación, puede ver un ejemplo del panel de control de un DMS de SharePoint y cómo aparecería para un equipo de ventas:

Las mayores empresas de gestión de archivos

El Business Dictionary define la gestión de documentos como el control y la coordinación de todos los procesos que intervienen en el flujo de documentos en papel y electrónicos para garantizar que el personal autorizado tenga un acceso seguro y eficiente a los documentos siempre que sea necesario. Los procesos que intervienen en el flujo de un documento incluyen la captura, el almacenamiento, la indexación, el enrutamiento, la distribución y la recuperación de los documentos.

Toda empresa u organización tiene alguna forma de gestión de documentos que implica la captura, el almacenamiento y la recuperación de documentos en sus operaciones diarias. El problema es que el proceso suele consumir mucho tiempo para la mayoría de las organizaciones y apenas se le presta la atención que merece. Por ello, es imprescindible contar con un sistema de gestión documental eficaz para ahorrar tiempo en la gestión de los documentos de su empresa. Los sistemas de gestión de documentos actuales se basan en sistemas informáticos o en software en la nube para almacenar y gestionar documentos electrónicos.

Los sistemas de gestión de documentos se utilizan para capturar y organizar todo tipo de documentos en un formato electrónico que sea fácil de encontrar y recuperar cuando se necesite. En este caso, un documento, según la definición de la norma ISO 12651-2, es cualquier objeto registrado o información que se considera una unidad de datos. Un documento en papel, como una factura, se escanea primero y se integra en el sistema de gestión de documentos en formato electrónico para su futura recuperación.

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