¿Qué procesos se utilizan en los proyectos de la gestión documental?

¿Qué procesos se utilizan en los proyectos de la gestión documental?

Estructura de la documentación del proyecto

Cuanto más grande es un proyecto, más difícil resulta compartir la información entre todos los miembros del equipo y las partes interesadas. Esto es especialmente cierto cuando más de una persona trabaja en grandes entregas. Si el director del proyecto no piensa en estos procesos de gestión de la documentación con antelación, el equipo del proyecto acabará teniendo problemas para encontrar la información pertinente. Por lo general, esto da lugar a confusión y a un esfuerzo adicional para rehacer el trabajo ya realizado.

El proyecto crea muchos documentos; por ejemplo, la carta del proyecto, el registro de problemas, el marco lógico, el calendario, etc. Después de crear un documento, los miembros del equipo necesitan saber dónde debe guardarse. Dependiendo del nivel de sofisticación, el documento puede ir a una carpeta de archivos de la red, a una carpeta de archivos en un disco duro, a un paquete de software de gestión de documentos o a una intranet. Una vez creado el documento, el equipo debe saber quién puede acceder a él. La mayoría de los documentos pueden ser accesibles para todo el equipo, pero puede haber restricciones cuando el director del proyecto sólo quiera que puedan ver los documentos y no modificarlos.

¿Qué procesos implica la gestión de documentos?

Los procesos que intervienen en el flujo de un documento incluyen la captura de documentos, el almacenamiento, la indexación, el enrutamiento, la distribución y la recuperación.

¿Qué es la gestión de documentos en la gestión de proyectos?

¿Qué es la gestión de documentos de proyectos? La gestión de documentos del proyecto es el proceso de crear, compartir y gestionar los documentos del proyecto.

¿Cuáles son las tres funciones de un sistema de gestión de documentos?

¿Cómo funciona un sistema de gestión de documentos? Business.com afirma que un sistema de gestión de documentos tiene tres funciones principales: capturar, almacenar y distribuir documentos.

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Las cosas funcionaban entonces, ¿no?    Las impresoras, fotocopiadoras y faxes estaban a la orden del día.    Nada podía avanzar en un proyecto si no había una firma en el documento que confirmara su autenticidad y la cadena de flujo de las firmas. Invariablemente, el contrato o la orden de compra tenían lugar para los presupuestos, las fechas, etc., y se generaban a partir de formularios preimpresos y numerados secuencialmente.

Los documentos del proyecto se numeraban de forma única para garantizar que no se duplicaran. Todas las revisiones se registraban cuidadosamente y se aprobaban mediante una mesa y un equipo de comprobación. La cadena de aprobación estaba estructurada y era sacrosanta. El controlador de documentos era la persona “a cargo” y a quien se obligaba a mover los documentos para que el proyecto avanzara. Por supuesto, todos estos documentos se guardaban en archivadores únicos para poder recuperarlos fácilmente en caso de necesidad.

Pero este proceso estructurado no tardaba en convertirse en un caos si se pasaba por alto alguno de estos procesos, lo que provocaba el juego de culpas que se muestra en la figura 1, y las consiguientes pérdidas de productividad al intentar localizar el documento.

Mejores prácticas de gestión de documentos de proyectos

Los procedimientos de control de documentos establecen el marco para la aprobación, actualización o modificación de los documentos, el seguimiento de los cambios, la publicación de los documentos (interna o externamente) y la obsolescencia de los documentos.

Un sistema de gestión de documentos ayuda a automatizar el control y el seguimiento de los documentos que se gestionan según los procedimientos de control de documentos. Todo, desde el propio Manual de Procedimientos de Control de Documentos, hasta todos los documentos y archivos regidos por el programa de control de documentos, se gestionan dentro del sistema centralizado.

El procedimiento de control de documentos determina quién crea un documento y cómo lo hace. Esto puede incluir detalles sobre cómo se formatea el documento, cómo se nombra y otros detalles técnicos sobre el documento.

En el procedimiento de control de documentos se explica cómo se revisa un documento, quién lo aprueba y cómo se registran las aprobaciones o modificaciones. Los principios de garantía de calidad exigen que se revisen los documentos para comprobar su exactitud.

Sistema de gestión de documentos

Las organizaciones de hoy en día crean una gran cantidad de documentos y datos mientras operan y se relacionan con clientes, socios y otras partes interesadas. Aunque muchas se plantean prescindir del papel, siguen creando, recibiendo y compartiendo documentos desde sus numerosos flujos de trabajo y sistemas.

Crear y recopilar documentos es relativamente fácil. Organizarlos y almacenarlos para que sean accesibles y seguros es lo que más problemas plantea a los equipos. Este artículo comparte todo lo que necesitas saber para gestionar de forma segura los documentos en tu organización. Repasaremos cómo implementar un sistema de gestión de documentos, los retos a los que te puedes enfrentar y las características clave que debes buscar en un sistema de gestión de documentos.

La gestión de documentos es el modo en que una organización utiliza, gestiona y almacena los documentos en la empresa. Estos documentos pueden venir en diferentes formatos, como PDF, imágenes, vídeos, audio, hojas de cálculo, paquetes de códigos, etc.

La mayoría de los sistemas de gestión de documentos se centran en los archivos digitales, mientras que otros almacenan elementos físicos o ambos. Los sistemas de gestión de documentos sirven como fuente única de verdad para toda la información y los archivos de su empresa. Cuando alguien con el acceso adecuado necesita algo, sabe dónde buscar.

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