¿Qué tipos de programas de gestión documental existe?

¿Qué tipos de programas de gestión documental existe?

ملاحظات

En general, un sistema de gestión de documentos se refiere al almacenamiento electrónico seguro de sus documentos para que todos los documentos -digitales y en papel escaneado- puedan ser archivados, indexados, recuperados, marcados y compartidos a través de los derechos de acceso encriptados junto con los informes del sistema para garantizar el cumplimiento. Muchos sistemas también incluyen la función de flujo de trabajo automatizado. Se pueden preconfigurar flujos de trabajo o crearlos ad hoc según sea necesario para acelerar un documento digital a través de un proceso de aprobación. De este modo, los documentos se mueven de forma muy parecida a como lo hacían en papel. Sólo que esta vez no se mueven realmente, lo que los hace más seguros y fáciles de encontrar. Al investigar sobre la gestión de documentos, es probable que se encuentre con el término gestión de contenidos empresariales (ECM). Un ECM ofrece una gama más amplia de funciones e integraciones. Por ejemplo, puede vincularlo a su software de gestión de relaciones con los clientes (CRM). La gestión del ciclo de vida de los documentos, que permite gestionar el tiempo de conservación de un documento, es otra característica común de estos sistemas de gestión de documentos empresariales más robustos.

¿Cuál es un ejemplo de software de gestión de documentos?

Los lectores de PDF son el mejor ejemplo de un sistema de gestión de documentos a través del cual se puede acceder al archivo PDF sin conexión y almacenarlo para verlo e incluso imprimirlo y publicarlo en cualquier momento y en cualquier lugar.

¿Qué es una herramienta de gestión documental?

DMS significa sistema de gestión de documentos, que es una solución de software automatizada para organizar, asegurar, capturar, digitalizar, etiquetar, aprobar y completar tareas con sus archivos empresariales. Aunque la mayoría de los sistemas de gestión documental almacenan los datos en la nube, es mucho más que un simple almacenamiento en la nube.

¿Tiene Microsoft un sistema de gestión de documentos?

¿Tiene Microsoft un sistema de gestión de documentos? Sí, lo tiene. Microsoft Office 365 ofrece varias soluciones de software, como SharePoint, Microsoft Dynamics y OneDrive, para la gestión de documentos.

Objetivo del sistema de gestión de documentos

“No sé dónde encontrarlo”, “¿Puede enviarme ese archivo de nuevo?”, “Tendrá que revisar todo el archivador”, ¿escucha a menudo estas palabras en su lugar de trabajo? Si es así, necesita un software de gestión documental (DMS). Las herramientas de software de gestión documental ayudan a eliminar el caos en el lugar de trabajo, agilizar los flujos de trabajo, aumentar la productividad y ayudar a las empresas que dependen del papel a transformar digitalmente su proceso de gestión de documentos.  Pero el software de gestión documental no es sólo un bien que hay que tener. Desde la mejora de la seguridad y el cumplimiento de las normativas, hasta hacer realidad la verdadera colaboración y la gestión del conocimiento en la era del lugar de trabajo híbrido, los gestores de documentos son un requisito esencial para las empresas que quieren prosperar en la era digital.

El software de gestión de documentos ayuda a los usuarios a crear, gestionar, almacenar, rastrear y entregar documentos electrónicos y versiones digitales de documentos en papel. Aunque esta es una función estándar en cualquier DMS, las mejores soluciones también ofrecen una variedad de características para ayudar a acelerar el rendimiento del negocio. El término se utiliza a menudo indistintamente con un sistema de gestión de documentos, también abreviado como DMS.  A continuación, puede ver un ejemplo del panel de control de un DMS de SharePoint y cómo aparecería para un equipo de ventas:

Sistema de gestión de documentos de la empresa

Cualquier empresa se enfrenta tarde o temprano a la necesidad de digitalización y automatización del flujo de trabajo. Un sistema de gestión documental (DMS) bien construido no sólo permite almacenar un número ilimitado de documentos bajo demanda, sino que también acelera significativamente los procesos de trabajo en la empresa y aumenta la eficiencia general.

Llegados a este punto, la cuestión principal es cómo organizar un DMS para sacar el máximo partido a lo que ofrece. Ahora bien, si estás pensando en integrarlo en tu día a día, necesitas conocer los aspectos básicos. En esta entrada del blog, cubrimos toda la información necesaria sobre el software de gestión de sistemas documentales, desde su definición hasta sus tipos y características.

Un sistema de gestión de documentos electrónicos es esencialmente una solución de software diseñada para almacenar, organizar, seguir y gestionar los documentos internos de una organización. Los tipos de archivo que suelen admitir los EDMS incluyen texto, imágenes, hojas de cálculo, audio, vídeo y documentos web.

Cuanto antes se implemente este software en el flujo de trabajo, mejor, ya que con el tiempo las empresas se llenan de toneladas de documentos en papel y se tarda mucho tiempo en procesarlos en el SGD.

Ejemplos de sistemas de gestión de registros

Cada empresa tiene necesidades diferentes en lo que respecta a la gestión electrónica de documentos. Es importante que se tome su tiempo para encontrar la solución adecuada que beneficie a su empresa antes de realizar una compra. Una vez que haya evaluado sus necesidades y esté listo para encontrar el sistema de gestión de archivos electrónicos adecuado para usted, este artículo le ayudará a comparar las mejores herramientas del mercado. A continuación te presentamos los 6 mejores sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) para que los tengas en cuenta.

El primero es Zoho Docs, una solución de gestión de documentos electrónicos que te ayudará a trabajar sobre la marcha. Zoho, un repositorio central de documentos, le permite compartir fácilmente archivos y fotos en línea. Puedes empezar a utilizarlo en una versión de prueba para hasta 25 usuarios con un límite de 5 GB por usuario. Y si te gusta, puedes contratar la versión premium. Todo lo que tienes que hacer es proporcionar tu nombre, dirección de correo electrónico y contraseña.

Este software ayudará a cualquier organización a controlar sus procesos de gestión de documentos electrónicos. Se centra en la recuperación de contenidos y en la automatización de los procesos empresariales. El uso de esta herramienta de gestión de documentos electrónicos le ayuda a crear, coordinar y ser coautor de cualquier documento dentro de su organización. Su productividad mejorará enormemente gracias a la interfaz web fácil de usar y a la integración con Office y Outlook.

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