¿Cómo emitir factura a electrónica?

¿Cómo emitir factura a electrónica?

Facturación electrónica Países Bajos

La definición más utilizada es que la facturación electrónica es el intercambio de un documento de factura electrónica entre un proveedor y un comprador. Siga leyendo para conocer más detalles sobre la facturación electrónica, su significado, su funcionamiento y sus ventajas para las organizaciones.

Este intercambio electrónico puede realizarse mediante dos opciones principales. La primera es una conexión punto a punto entre el comprador y el vendedor, que es lo más frecuente cuando se utiliza la facturación EDI. La otra opción es a través de una red que conecta a múltiples compradores y vendedores. El modelo de red es el más utilizado hoy en día, donde se espera el crecimiento de la facturación electrónica, gracias a su escalabilidad y eficiencia para todas las partes implicadas.

Las facturas electrónicas contienen los datos de la factura de forma estructurada y pueden importarse automáticamente al sistema de cuentas por pagar de la organización compradora. Suelen incluir una presentación visual de los datos de la factura. Sin embargo, pueden ser representados temporalmente durante el procesamiento o transpuestos a formatos visuales.

La idea de la facturación electrónica no es nueva. Las facturas electrónicas existen desde hace 30 años, utilizando formatos de intercambio electrónico de datos (EDI) y XML. Más recientemente, el principal motor de la adopción de la facturación electrónica ha venido del ámbito gubernamental.

¿Podemos generar una factura electrónica?

La factura electrónica no es una factura que se pueda descargar o generar a través del Portal GST, sino que se trata de un proceso de validación de todas las facturas B2B de forma electrónica por la Red GST (GSTN). No es posible generar facturas electrónicas directamente desde el portal común.

¿Es el PDF una factura electrónica?

Las facturas en PDF, que suelen enviarse por correo electrónico, no son facturas electrónicas. Las facturas en PDF no pueden procesarse automáticamente porque no se envían en un formato estructurado. Las facturas en papel, aunque se conviertan a formato digital, no son facturas electrónicas porque no se emitieron electrónicamente.

¿Cómo funciona la factura electrónica?

Una factura electrónica es una factura entregada electrónicamente en un formato estandarizado específico. Las facturas electrónicas contienen los datos de la factura de forma estructurada y pueden importarse automáticamente en el sistema de cuentas por pagar de la organización compradora. Suelen incluir una presentación visual de los datos de la factura.

Factura simple

En los Países Bajos, la facturación electrónica es un tema presente desde hace varios años y cada vez más importante. El objetivo de la introducción de la facturación obligatoria en formato electrónico es, sobre todo, mejorar los procesos fiscales y garantizar el ahorro de tiempo y costes.

La pandemia de Corona está contribuyendo a que se produzcan cambios dinámicos en los regímenes del IVA. En los Países Bajos, desde el comienzo de la situación de pandemia, se han puesto en marcha algunos regímenes de desgravación del IVA para apoyar a las empresas durante la congelación del coronavirus. Estos regímenes de desgravación se van a prorrogar ahora hasta el 1 de octubre de 2021, por el momento.

UBL-OHNL Este formulario se basa en la norma internacional UBL (Universal Business Language) y es una variante del formato XML. Este formato se utiliza principalmente para las facturas de bienes y servicios. Sin embargo, se supone que este formato será sustituido por otro en 2021, el llamado formato NLCIUS.

SETU (HR-XML) Esta forma de facturación también se basa en el estándar XML y es una extensión del CIUS holandés. Este formato es el más utilizado en los Países Bajos y se emite para los servicios prestados por trabajadores temporales.

¿Qué es una factura?

La facturación electrónica (e-factura) es un sistema de procesamiento de transacciones de bajo coste que aprovecha la tecnología de la información para transformar un proceso de facturación manual y orientado al papel en una versión electrónica más rápida y eficiente de envío de datos y mantenimiento de registros. La Directiva 2001/115/CE del Consejo de la UE ofrece una definición de la facturación electrónica: “El envío de facturas “por medios electrónicos”, es decir, la transmisión al destinatario mediante equipos electrónicos de tratamiento y almacenamiento de datos”. Con la facturación electrónica, la factura tradicional en papel se sustituye por una versión electrónica, lo que elimina muchos de sus inconvenientes y mantiene la factura como un documento intacto.

Desde un punto de vista logístico, las facturas electrónicas ayudan a reducir la cantidad de papel utilizado para documentar y almacenar la información de las transacciones. Gracias a la facturación electrónica, los vendedores pueden prescindir de una serie de procesos manuales como la impresión, el envío, la documentación, el almacenamiento y la conciliación de las facturas en papel. La adopción de estándares de facturación electrónica ofrece una transferencia de datos más rápida y eficiente, reduciendo así la duración de los ciclos de facturación. Las notificaciones y actualizaciones oportunas sobre el estado de las facturas, la transmisión más rápida de las mismas para su aprobación por parte de los pagadores y los sistemas de gestión de disputas más rápidos producen un mejor servicio al cliente. Los pagadores reciben actualizaciones periódicas sobre el estado de las facturas y los plazos de pago, lo que les permite estimar las salidas de efectivo con mayor certeza, ayudándoles así a lograr una gestión mejor y más eficiente del capital circulante.

Ejemplo de factura

La facturación electrónica (e-Facturación)28, es decir, una factura emitida, enviada y recibida en un formato electrónico estructurado que permite su tratamiento automático y electrónico, aporta numerosas ventajas a todos los usuarios (emisores y receptores). Al automatizar los procesos empresariales pertinentes, la facturación electrónica permite ahorrar costes, aumentar la eficiencia, agilizar los pagos y reducir el impacto medioambiental, especialmente si otros documentos empresariales, como los avisos de pedido y envío, también están disponibles en formato electrónico.    Su despliegue es una fuerte herramienta de apoyo a las políticas empresariales y financieras, ya que hace que las empresas sean más eficientes y genera un ahorro potencialmente significativo para los gobiernos de los Estados miembros. Por lo tanto, la facturación electrónica se destaca en la agenda digital de la UE como una de las acciones clave de su primer pilar (“Un mercado único digital vibrante”). Además, contribuye de manera significativa a la agenda digital de la UE al promover el desarrollo de la administración electrónica y facilitar la accesibilidad a los usuarios con discapacidades (véase la sección separada sobre la accesibilidad de los productos y servicios de las TIC y la accesibilidad web).

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