¿Qué importancia tiene controlar los documentos?

Cuadro de control de documentos

Una piedra angular del sistema de gestión de la calidad (SGC) es el control de los documentos. Aunque no es una actividad especialmente glamurosa, el control de los documentos es una medida preventiva esencial que garantiza que sólo se utiliza la documentación aprobada y actualizada en toda la organización. El uso inadvertido de documentos obsoletos puede tener importantes consecuencias negativas en la calidad, los costes y la satisfacción del cliente.

“Los responsables de la gestión del SGC de su organización deben diseñar un proceso de control de documentos que sea sencillo de utilizar, fácil de supervisar y eficaz para evitar el uso de documentación incorrecta”. Debido a su importancia, las empresas suelen invertir mucho en personal dedicado, procedimientos detallados y programas informáticos especializados para mantener el control de su SGC y otros documentos empresariales. Los auditores (internos y externos) también prestan especial atención a las disciplinas de control de documentos, lo que da lugar a frecuentes no conformidades en las auditorías (se suele decir que el control de documentos es el que genera más no conformidades en un SGC ISO9001). Corresponde a los responsables de la gestión del SGC de su organización diseñar un proceso de control de documentos que sea sencillo de utilizar, fácil de supervisar y eficaz para evitar el uso de documentación incorrecta.

¿Por qué es importante el control de documentos en las empresas?

El control de documentos ayuda a reducir los errores en la documentación

Permiten a los equipos de gestión acceder rápidamente a los documentos y difundirlos entre sus equipos para garantizar la comprobación de los hechos y la realización efectiva de todos los análisis en los plazos establecidos.

¿Qué es un sistema de control de documentos y por qué es importante?

Un sistema de control de documentos le ayuda a evitar multas potencialmente devastadoras y acciones coercitivas al garantizar que sus registros se gestionan adecuadamente. Y, en caso de auditoría, podrá presentar rápidamente los documentos necesarios para demostrar el cumplimiento.

¿Por qué es importante documentar todas las áreas del control de calidad?

Un sistema documentado bien diseñado tiene muchas ventajas: garantiza el cumplimiento rutinario de las normas de calidad, minimiza las posibilidades de error, reduce el tiempo de inactividad cuando se producen desviaciones gracias a la posibilidad de acceder rápidamente a los datos pertinentes, y permite una fácil supervisión de los procesos, de modo que los resultados del proceso se analizan y …

Importancia de la documentación de control de calidad

La mayoría de las organizaciones mundiales gestionan ahora todo su sistema mediante documentos informatizados. Los responsables de la toma de decisiones necesitan acceder a la documentación en plazos consolidados para tomar decisiones rápidas y proactivas para su empresa.

Y esto significa que la empresa debe contar con un sistema de control de documentos perfeccionado. En este último artículo, destacaremos la importancia del control de documentos y veremos qué puede hacer su organización para garantizar una gestión eficaz de los documentos en los próximos años.

Uno de los principales retos a los que se enfrentan las organizaciones en crecimiento de todo el mercado es la falta de acceso a sus datos documentados. No disponen de sistemas que les permitan buscar en todos sus documentos la información pertinente. Tanto si los datos están relacionados con un cliente como con un proyecto importante para la empresa, deben encontrarse y utilizarse sin problemas.

Cuando los equipos tienen un acceso rápido a todos los datos dentro del sistema de su empresa, pueden reducir el número de errores que cometen dentro de su documentación. Esto se debe a que los sistemas de control de documentos proporcionan una vía racionalizada para la revisión de documentos.

Visszajelzés

El año pasado, la FDA publicó 476 cartas de advertencia, entre ellas 201 sobre la violación de las buenas prácticas de fabricación actuales (cGMP), como el control de documentos. Los organismos reguladores están centrando las investigaciones en los fabricantes de medicamentos, los fabricantes de dispositivos médicos y las empresas de ciencias de la vida de Estados Unidos y de otros países.

Si su organización recibe una carta de advertencia, proporcionar documentación preparada para la auditoría será clave para demostrar la eficacia de la documentación y las medidas correctivas y evitar otras acciones. Aunque es posible documentar eficazmente las prácticas utilizando métodos manuales en papel, es mucho más difícil en comparación con las soluciones automatizadas de gestión de la calidad. Un sistema de control de documentos puede eliminar la documentación que falta, alertar a las partes interesadas de los problemas y agilizar los procesos de acción correctiva (CAPA).

Un sistema de control de documentos es una de las herramientas más importantes para el cumplimiento de la normativa en sectores altamente regulados. Las organizaciones en cada etapa del ciclo de vida pueden beneficiarse, desde las nuevas empresas hasta las organizaciones que se acercan a la aprobación para el mercado. En este artículo, aprenderá la definición de un sistema de control de documentos, por qué es necesario y las características esenciales que debe buscar.

Diagrama de flujo del procedimiento de control de documentos

El control de documentos ayuda a los fabricantes a mantener sus documentos bajo control. Las organizaciones utilizan el software de control de documentos para gestionar los documentos estructurados que se utilizan en el diseño, el desarrollo y la fabricación de productos, a lo largo de todo su ciclo de vida: El control de documentos define los flujos de trabajo de fabricación y reconoce las funciones y responsabilidades de todos los implicados.

La gestión de documentos es otra cosa. Aunque comparte muchas de las características y funciones del control de documentos, como el almacenamiento, la localización, la actualización, el seguimiento y el intercambio de documentos, lo hace en un sentido más amplio. Herramientas populares de productividad como SharePoint u OpenText son ejemplos de soluciones de gestión de documentos.Cómo se utiliza el control de documentosLos sistemas de control de documentos son adecuados para organizaciones específicas, como las que funcionan en sectores regulados. El campo de la fabricación, donde el cumplimiento es esencial, ha llegado a confiar en los sistemas de control de documentos por esta razón.Aquí están las formas típicas en que las organizaciones utilizan el control de documentos.

Entradas relacionadas

Esta web utiliza cookies propias y de terceros para su correcto funcionamiento y para fines analíticos y para mostrarte publicidad relacionada con sus preferencias en base a un perfil elaborado a partir de tus hábitos de navegación. Al hacer clic en el botón Aceptar, acepta el uso de estas tecnologías y el procesamiento de tus datos para estos propósitos.Más información
Privacidad