¿Quién debe elaborar un Programa de gestión documental?

¿Quién debe elaborar un Programa de gestión documental?

Cómo crear un sistema de gestión de documentos en Excel

A medida que las empresas buscan potenciar la colaboración de los empleados, es fundamental contar con el sistema de gestión de documentos (DMS) adecuado. ¿Está interesado en implementar esta capacidad de ahorro de tiempo en su empresa? En este artículo, los principales expertos en marketing de contenidos señalan las funciones más importantes que una empresa necesita en un DMS. Utilice esa información para comparar los sistemas DMS de código abierto y los basados en la nube para ver cómo se comportan las principales marcas empresariales.

La gestión de documentos es el proceso de organizar, archivar y almacenar cualquier documento utilizado en cualquier organización. El enfoque correcto de la gestión de documentos puede permitir a los empleados, proveedores, clientes y partes interesadas entender dónde se almacenan los documentos, su estado de finalización, quién está trabajando en ese documento, y más. Los documentos de una organización deben gestionarse de forma que beneficien al individuo, al equipo, al proyecto y a la empresa.

En términos sencillos, un sistema de gestión de documentos (DMS) es cualquier sistema que una organización utiliza para rastrear, compartir y almacenar documentos. Los sistemas de gestión de documentos suelen integrarse en el proceso de flujo de trabajo de una empresa o en el proceso de gestión de proyectos con el fin de mover los documentos a través de las rondas de revisión y mantenerlos junto con los activos relacionados, mientras se leen simultáneamente para su publicación o difusión.

¿Quién es el responsable de la gestión de documentos?

El gestor de documentos es responsable del control, la seguridad, la accesibilidad y la puntualidad de los documentos de la organización que pueden ser utilizados por más de un empleado, como políticas, procedimientos, directrices, formularios, plantillas y material de formación.

¿Por qué es importante la gestión de documentos para un administrador?

Proteja la información sensible: Con un sistema de gestión de documentos, los administradores pueden conceder o denegar el acceso a la información según sea necesario. Esto ayuda a su organización a garantizar que los documentos sean accesibles para los usuarios autorizados y nadie más.

¿Qué debe hacer un sistema de gestión de documentos?

Un sistema de gestión de documentos sirve para organizar, proteger, digitalizar y clasificar automáticamente los documentos de la empresa, facilitando su acceso, edición y uso compartido.

Hoja de ruta de la estrategia de gestión de documentos

En la era de la transformación digital, el software de gestión de documentos se ha convertido en una parte integral de cómo las empresas -grandes y pequeñas- gestionan y protegen sus activos documentales digitales. Aunque el mercado ofrece ahora sistemas de gestión de documentos que varían mucho en detalles, comparten lo suficiente en común como para hacer una descripción general.

Con el papel en vías de desaparición y la previsión de que la cuota de mercado mundial del software de gestión de documentos se duplique para 2026, ha llegado el momento de que las empresas de todos los sectores consideren cómo estos sistemas pueden aumentar la eficiencia en el lugar de trabajo y mejorar la seguridad general de los documentos digitales.

La definición de la finalidad de una práctica comienza con la comprensión de las necesidades que pretende satisfacer. En el mundo empresarial, la gestión de documentos se originó como un software diseñado para mejorar las ventajas organizativas de los sistemas tradicionales de archivo en papel.

Un sistema de archivo tradicional permite que alguien localice un documento concreto en un gran archivo mediante un localizador único o limitado, como un título, un autor o un número de referencia. El software primitivo no sólo podía replicar digitalmente esta funcionalidad del archivador con facilidad, sino que también hizo posible los métodos de indexación más complejos que probablemente conozca como metadatos. Los metadatos permiten rastrear y recuperar distintos tipos de información en múltiples documentos.

Diagrama de la arquitectura del sistema de gestión de documentos

Hay mucho que tener en cuenta a la hora de elegir un software de gestión documental (DMS) para su empresa. Estos programas le permiten a usted y a su equipo organizar sus archivos digitales y realizar cambios y otras ediciones según sea necesario.

Un sistema de gestión de documentos ayuda a las organizaciones a almacenar y acceder a los archivos, datos y documentos empresariales vitales. Tanto si su empresa maneja grandes archivos de datos como sólo unos pocos, necesita un DMS que se lo permita:

Su DMS también debe funcionar sin problemas con otros sistemas y programas que su empresa utiliza, como un sistema de gestión de contenidos sin cabeza (CMS).  También debe permitirle acceder a varias versiones de cada documento.

La selección del mejor para su organización requiere comprender las necesidades de su empresa y de quienes trabajan para ella. Al elegir un software de gestión de documentos para su empresa, opte por un programa que:

Un problema de instalación es el cuarto problema informático más común que tiene la gente. Cuando una aplicación o un software de sistema no se descarga correctamente (o no se descarga en absoluto), la gente pierde la confianza en ese programa.

Proyecto de sistema de gestión de documentos

La gestión de documentos es el proceso en el que la información se crea, se comparte, se organiza y se almacena de manera eficiente y adecuada. Saber cómo crear un sistema de gestión de documentos es esencial para las empresas.

Para muchas empresas, el objetivo de un sistema de gestión documental es la organización y el almacenamiento de los documentos. Quieren almacenar los documentos de forma organizada y segura, facilitando su búsqueda.

Si escribes “sistema de gestión documental” en cualquier buscador, obtendrás largas listas de “soluciones” de gestión documental, muchas de ellas con software o aplicaciones que ensalzan las ventajas de una oficina sin papeles.

Independientemente de que utilices un software o no, para que la gestión documental de tu empresa funcione con eficacia, debe seguir algunas buenas prácticas. Responder a estas cuatro preguntas le ayudará a desarrollar un sistema de gestión documental:

Facturas, recordatorios de pago, contratos de venta, correos electrónicos, balances, hojas de cálculo, informes: todas las empresas crean una gran variedad de documentos durante el funcionamiento normal de su negocio. Para mantener las cosas organizadas, las empresas necesitan establecer reglas para la creación de documentos.

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